Automatizácia procesov - mimoriadne ukončenie zmlúv | ITAPS
case study.

Automatizácia procesov - mimoriadne ukončenie zmlúv

Case study
|
rok 2023

UniCredit Leasing Slovakia, a.s.

UniCredit Leasing Slovakia, a.s. je jednou z popredných lízingových spoločností na Slovensku.
Sústreďuje sa na lízing osobných automobilov, dopravnej techniky, strojov a zariadení.

Východisková situácia

Zamestnanci klienta boli pred nasadením automatizácie do procesu mimoriadneho ukončovania zmlúv vyťažení manuálnym spracovaním požiadaviek.
Denne vytvárali zákazníci desiatky žiadostí o ukončenie, pričom spracovanie jednej žiadosti predstavovalo kontrolu zmluvy, evidenciu žiadosti v systéme spolu s vykonaním príslušných zmien a odoslanie vygenerovanej kalkulácie a iných dokumentov klientovi. Zamestnanci museli následne kontrolovať úhradu finálnej platby v tomto procese, kde bolo potrebné kontrolovať stovky zmlúv.

Po úhrade platby bolo naďalej potrebné zmluvu ukončiť. To pre zamestnancov znamenalo opäť ďalšie evidencie, úpravy zmluvy v ERP systéme a odoslanie ďalších potrebných dokumentov súvisiacich s ukončením zmluvy. Spracovanie a ukončenie jednej takejto zmluvy trvalo 30 minút, no niekedy aj viac, v závislosti od špecifických operácií v zmluve.
  • žiadosti o ukončenie zmluvy prichádzali z rôznych zdrojov (neštruktúrované emaily, telefonáty)
  • dlhá doba odozvy na žiadosti klientov, čo viedlo k nespokojným telefonátom
  • desiatky žiadostí denne
  • manuálne, opakujúce sa, časovo náročné úkony
  • zamestnanci boli nútení manuálne kontrolovať údaje pre veľké množstvo zmlúv

Zadanie od klienta

Nasadením automatizácie požadoval klient dosiahnuť tieto ciele:
  • urýchliť dobu odozvy na žiadosti zákazníkov
  • dosiahnuť 90% a vyššiu úspešnosť spracovania žiadostí
  • zvýšiť pracovnú efektivitu
  • znížiť chybovosť spôsobenú ľudským faktorom
  • odbremeniť zamestnancov

Riešenie

Proces zadefinovaný zákazníkom bol najskôr zanalyzovaný. Výstupom analýzy boli všetky dôležité údaje o procese a návrh optimalizácie. Optimalizácia slúžila k nahradeniu nepotrebných krokov a urýchleniu tých dlhotrvajúcich. Nasadenie automatizácie pre klienta nakoniec predstavovalo:
  • zriadenie webového formulára pre zjednotenie formy získania vstupných údjaov
  • nasadenie RPA robota, ktorý kontroluje a spracúva žiadosti v internom systéme
  • v prípade akejkoľvek výnimky sú príslušné informácie zasielané na špecifické osoby
  • RPA robot v pravidelných intervaloch kontroluje úhrady na daných zmluvách
  • RPA robot notifikuje zamestnancov aj klientov o všetkých zmenách a potrebných aktivitách
  • papierová forma zmluvnej dokumentácie bola nahradená elektronickou dokumentáciou, ktorú RPA robot ukladá priamo na dokumentový server
  • vytvorenie webového reportu pre náhľad na položky spracované robotom
  • rozšírenie procesu o poskytnutie a schvaľovanie zliav

Výstup

1
• žiadosti o ukončení sú spracované do niekoľkých minút od prijatia
2
• zamestnanci riešia len výnimky, o ktorých ich informuje RPA robot
3
• RPA robot denne kontroluje stav záväzkov v príslušných zmluvách
4
• úspešnosť spracovania RPA robotom sa pohybuje na úrovni 97 %
5
• zmluvy sú ukončené v pravidelných časových intervaloch po prijatí platby
6
• výrazná úspora nákladov vďaka digitalizácií procesu
V prípade, že riešite podobný problém, kontaktujte nás cez náš kontaktný formulár.